Evenement organiseren, melding of vergunning

U wilt een evenement organiseren voor publiek op openbaar terrein of in een gebouw dat eigenlijk voor iets anders bedoeld is? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan of doet u een melding van een evenement. Wat u moet doen, hangt onder andere af van het soort evenement, het tijdstip, de geluidsbelasting, openbare orde en veiligheid.

Evenementenklassen

Evenementen worden in klassen opgedeeld: 0-evenement en A-, B- en C-evenementen. De klasse wordt bepaald door de risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de gevolgen in de gemeente en de mogelijke gevolgen voor het verkeer.

Een klein evenement valt in de klasse 0-evenement. Voorbeelden van een 0-evenement kunnen zijn een straatfeest of een buurtbarbecue. Kijk bij de voorwaarden voor verdere uitleg. U hoeft hiervoor geen vergunning aan te vragen. Doe daarvoor online een melding bij ons.

Is het een groter evenement (A-, B- of C-evenement)? Vraag dan online een evenementenvergunning aan.

Braderieën en snuffelmarkten

Voor het organiseren van een braderie of snuffelmarkt gelden aparte voorwaarden. Tevens dient u zich te houden aan de brancheringlijst.

DigiD Logo eHerkenning logo

Log in met DigiD of eHerkenning. Lees meer over DigiD of eHerkenning.

Vergunningsvrij evenement melden
DigiD Logo eHerkenning logo

Log in met DigiD of eHerkenning. Lees meer over DigiD of eHerkenning.

Evenementenvergunning aanvragen

Voor 0-evenementen maakt u online een melding. Doe dit minimaal 5 werkdagen voor het evenement. Een evenement is vergunningsvrij als:

  • Het gaat om een evenement op eigen terrein, of straatfeest/buurtbarbecue of soortgelijke activiteit op 1 dag;
  • Er zijn maximaal 150 personen tegelijk aanwezig;
  • Het evenement is op maandag tot en met zaterdag tussen 10.00 en 22.00 uur of op zondag tussen 13.00 en 22.00 uur;
  • Er is alleen muziek te horen tussen 10.00 en 22.00 uur;
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats voor zover dit een belemmering vormt voor het verkeer van de hulpdiensten;
  • Het evenement heeft een organisator.

Heeft u vragen, bel dan met team APV en Bijzondere Wetten via 0180 451 234 of stuur een e-mail naar apv@ridderkerk.nl.

Schenkt u alcoholische drank zoals bier of wijn en is er harde muziek? Daar zijn regels voor. Zorg ook voor toiletten op het evenement. En denk na over waar u materiaal neerzet, zoals een podium. En er zijn regels voor het verkeer. Kan iedereen er makkelijk komen? Of heeft u verkeersregelaars nodig? En kunnen de hulpdiensten gemakkelijk doorrijden?

  • A-evenementen hebben een laag risico en een beperkte impact op de omgeving en het verkeer. Denk aan een optreden of een voorstelling op een winkelplein met versterkte muziek. Ook heeft u een vergunning nodig als u een binnenlocatie anders gaat gebruiken dan gebruikelijk (bijvoorbeeld een evenement in een sporthal). Doe de aanvraag minimaal 8 weken voor het evenement.
  • B-evenementen hebben een gemiddeld risico en een verhoogde impact op de omgeving of gevolgen voor het verkeer. Denk hierbij aan evenementen met grootschalige afsluitingen en veel bezoekers. Voorbeelden in Ridderkerk zijn bijvoorbeeld RadioNL en de Pinkstermarkt. Doe de aanvraag minimaal 12 weken voor het evenement.
  • C-evenementen hebben een hoog risico en een grote impact op de omgeving/regio of het verkeer. Doe de aanvraag minimaal 12 weken voor het evenement.
  • Dien uw aanvraag compleet in en houd rekening met de indienings- en behandeltermijnen.
  • U levert een draaiboek in. Een draaiboek geeft in chronologische volgorde de gebeurtenissen, afspraken en taken weer in het kader van het evenement. U geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats. Een draaiboek is onontbeerlijk voor een goede organisatie van een evenement en cruciaal bij het afbakenen van verantwoordelijkheden.

Een terugkerend A-evenement organiseren

Indien u een A-evenement eerder heeft georganiseerd en hier opnieuw een vergunning voor aan wilt vragen, kunt u gebruik maken van de versimpelde procedure. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden. Ga hiervoor naar ‘Terugkerend A-evenement organiseren’.

Heeft u vragen, bel dan met team APV en Bijzondere Wetten via 0180 451 234 of stuur een e-mail naar apv@ridderkerk.nl.

Neem voor het organiseren van een groot evenement (B en C evenement) ruim van te voren telefonisch contact op met evenementencoördinator Mieke Jochims via 0180 451 234 om de datum van het evenement af te stemmen.

Indien u een A-evenement eerder heeft georganiseerd en hier opnieuw een vergunning voor aan wilt vragen, kunt u gebruik maken van de versimpelde procedure. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden. Ga hiervoor naar ‘Terugkerend A-evenement organiseren’.

U kunt bij ons een evenementenvergunning aanvragen of een melding doen voor een vergunningsvrij evenement. Denk eraan dat u dit op tijd doet. Als particulier logt u in met DigiD, als organisatie met eHerkenning.

Voor een nieuw evenement geeft u o.a. de volgende informatie:

  • Wat voor soort evenement is het.
  • Hoeveel mensen denkt u dat er komen.
  • Waar wilt u het organiseren.
  • Op welke dag en hoe laat wilt u het organiseren.
  • Een tekening van de indeling van het evenement.
  • Als de openbare weg afgezet moet worden, geeft u dit ook aan op een tekening.
  • Is er kans op overlast:
    • Zijn hulpdiensten zoals politie en ambulance nodig.
    • Heeft het verkeer er last van.
    • Hoe zit het met de openbare orde, gezondheid en veiligheid.
    • Is er kans op schade aan het milieu of aan de bomen, planten of gebouwen in de buurt.

U kunt een gedetailleerde situatietekening uploaden van uw computer (digitaal meesturen) én indien van toepassing:

  • Veiligheidsplan
  • Kopie geldige legitimatiebewijzen van de leidinggevenden bij tapontheffing
  • Beveiligingsplan (op te stellen door beveiligingsbedrijf)
  • Verkeersplan (op te stellen indien er sprake is van parkeerdrukte of wegomleidingen)
  • Bij te plaatsen objecten: constructietekeningen en berekeningen (bouwboek).

Een gedetailleerde situatietekening van een evenemententerrein bestaat uit een tekening op schaal 1:200 of 1:500.

Geef op de tekening aan (indien van toepassing):

  • waar de activiteiten zijn
  • waar u muziek draait of speelt en waar de geluidsboxen staan
  • waar de alcoholschenkpunten staan
  • waar de plaatsen zijn waar eten wordt bereid met warmtebron
  • waar de objecten staan en hoe groot ze zijn
  • de plek waar de tent staat op het terrein
  • de plaats én breedte van de uitgangen in de tent
  • de plaatsen van de noodverlichting en blusmiddelen in de tent
  • een kwaliteitsverklaring van het gebruikte tentmateriaal (NEN-normen tentdoek)
  • waar de rijbaan wordt afgesloten
  • waar men buiten de rijbaan rijdt
  • waar parkeerplaatsen komen te vervallen
  • waar de toiletten zijn
  • waar de EHBO-post komt
  • waar fietsenstallingen zijn
  • andere belangrijke situaties

Draaiboek

In een draaiboek staan in tijdsvolgorde welke gebeurtenissen, afspraken en taken bij het evenement horen. U geeft aan wie verantwoordelijk is voor welke taak op welk moment en plaats. U heeft een draaiboek nodig voor een goede organisatie van een evenement en het afbakenen van verantwoordelijkheden.

  • 0-, A, B- en C-evenement voor een ideëel doel: gratis
  • B- en C-evenement met commercieel winstoogmerk: € 244,80
  • Tapontheffing alcohol schenken: € 40,70

  • Als organisator van een evenement heeft u niet alleen een grote verantwoordelijkheid voor uw bezoekers en deelnemers, maar bent u voor een groot deel ook aansprakelijk. Het goed verzekeren van ieder evenement is dus een must! U maakt wellicht gebruik van vrijwilligers. De gemeente heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten. Vrijwilligers zijn automatisch verzekerd bij deze verzekering. Dit betekent dat zij verzekerd zijn als zij een ongeluk krijgen of schade veroorzaken.
  • U moet ook zorgen voor basishulpverlening. Kijk voor de landelijke regels op de pagina brandveiligheid.
  • Wilt u vuurwerk afsteken? Dit moet u melden. Kijk voor de regels ook op de website van de provincie.
  • Het kan zijn dat u nog andere vergunningen, meldingen of ontheffingen moet aanvragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het organiseren van een bingo, loterij of kansspel, of alcohol schenken of een feest in een horecabedrijf of bij een vereniging.

  • We nemen de beslissing binnen 8 weken nadat wij uw aanvraag compleet hebben ontvangen. We mogen deze termijn 1 keer verlengen.
  • Bent u het niet eens met de beslissing? U kunt bezwaar maken. Doe dit binnen 6 weken nadat u de beslissing heeft ontvangen.

Meld bij ons waarom het evenement niet doorgaat. Bel team APV en Bijzondere Wetten via 0180 451 234. U kunt ook mailen naar apv@ridderkerk.nl.

Bel met team APV en Bijzondere Wetten via 0180 451 234 of stuur een e-mail naar apv@ridderkerk.nl.

Voor het organiseren van een braderie of snuffelmarkt gelden de volgende voorwaarden:

  • U mag maximaal 2 braderieën en/of snuffelmarkten per jaar organiseren.
  • U moet zich houden aan de brancheringlijst.
  • Bij de aanvraag moet u aangeven hoeveel kramen er aanwezig zijn en een overzicht van de branchering van de te verkopen waren.
  • Uiterlijk één week voorafgaand aan de braderie of snuffelmarkt moet u een definitieve indeling/tekening van de kramen aan te leveren.

De volgende organisatoren van braderieën en/of snuffelmarkten zijn uitgezonderd:

  • een Ridderkerkse ondernemersvereniging;
  • een Ridderkerkse buurtvereniging;
  • (leerlingen van) een onderwijsinstelling;
  • Stichting Evenementen Ridderkerk (SER).

Ook gelden deze voorwaarden niet voor evenementen anders dan braderieën en snuffelmarkten en de weekmarkt.

Het vastgestelde beleid kunt u teruglezen in de Beleidsregels braderieën en snuffelmarkten Ridderkerk.