Evenement organiseren, melding of vergunning

Voor 0-evenementen maakt u online een melding. Doe dit minimaal 5 werkdagen voor het evenement. Een evenement is meldingsplichtig als:

Een terugkerend evenement is een A-evenement dat u in de afgelopen 2 jaar organiseerde en dit jaar weer wil organiseren. In plaats van een compleet nieuwe aanvraag, vraagt u een vergunning aan voor een terugkerend evenement.

Let op: is het evenement groter of heel anders dan voorgaande jaren (bijvoorbeeld meer kramen, meer artiesten of duurt het evenement langer)? Vul dan wel een compleet nieuwe aanvraag in.

• Vraag de vergunning aan via het formulier Terugkerend evenementExterne link.
• Log in met DigiD (als particulier) of eHerkenning (als organisatie).
• U geeft onder andere de volgende informatie:
  • referentienummer en datum van de laatst afgegeven evenementenvergunning. Bent u het referentienummer kwijt, stuur dan een e-mail naar apv@ridderkerk.nl.
  • naam, datum en locatie evenement
  • contactgegevens tijdens evenement
• U kunt direct de laatste versie van de volgende documenten uploaden:
  • situatietekening (dit is een verplichte bijlage)
  • indien van toepassing: draaiboek, beveiligingsplan, verkeersplan

Voor het organiseren van een braderie of snuffelmarkt gelden de volgende voorwaarden:

• U mag maximaal 2 braderieën en/of snuffelmarkten per jaar organiseren.
• U moet zich houden aan de brancheringlijst.
• Bij de aanvraag moet u aangeven hoeveel kramen er aanwezig zijn en een overzicht van de branchering van de te verkopen waren.
• Uiterlijk één week voorafgaand aan de braderie of snuffelmarkt moet u een definitieve indeling/tekening van de kramen aan te leveren.

De volgende organisatoren van braderieën en/of snuffelmarkten zijn uitgezonderd:

• een Ridderkerkse ondernemersvereniging;
• een Ridderkerkse buurtvereniging;
• (leerlingen van) een onderwijsinstelling;
• Stichting Evenementen Ridderkerk (SER).

Ook gelden deze voorwaarden niet voor evenementen anders dan braderieën en snuffelmarkten en de weekmarkt.

Het vastgestelde beleid en de brancheringlijst kunt u teruglezen in de Beleidsregels braderieën en snuffelmarkten RidderkerkExterne link.

U kunt bij ons een evenementenvergunning aanvragen of een melding doen voor een vergunningsvrij evenement. Denk eraan dat u dit op tijd doet. Als particulier logt u in met DigiD, als organisatie met eHerkenning.

0-evenement(vergunningsvrij)

Bij de vergunningaanvraag wordt algemene informatie over het evenement gevraagd en als bijlage wordt een situatietekening gevraagd. Een gedetailleerde situatietekening van een evenemententerrein bestaat uit een tekening op schaal 1:200 of 1:500. Download de PDF bestandvoorbeeldplattegronden.

Terugkerend A-evenement

Indien u een A-evenement eerder heeft georganiseerd en hier opnieuw een vergunning voor aan wilt vragen, kunt u gebruik maken van de versimpelde procedure. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden. Ga hiervoor naar het kopje ‘Moet ik voor een terugkerend evenement een nieuwe aanvraag indienen?’.

A-, B- of C-evenement

U levert een PDF bestandveiligheidsplan, situatietekening en eventueel overige benodigde documenten bij de vergunningaanvraag in. Deze documenten zijn onder andere nodig om als gemeente advies te krijgen van bijvoorbeeld de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR), Politie, DCMR Milieudienst Rijnmond en onze afdeling Verkeer. Hieronder staat beschreven welke informatie per onderdeel wordt gevraagd.

Veiligheidsplan

• Wat voor soort evenement is het.
• Hoeveel mensen denkt u dat er komen.
• Waar wilt u het organiseren.
• Op welke dag en hoe laat wilt u het organiseren.
• Is er kans op overlast:
  • Zijn hulpdiensten zoals politie en ambulance nodig.
  • Heeft het verkeer er last van.
  • Hoe zit het met de openbare orde, gezondheid en veiligheid.
  • Is er kans op schade aan het milieu of aan de bomen, planten of gebouwen in de buurt.
• Een gedetailleerde situatietekening van een evenemententerrein bestaat uit een tekening op schaal 1:200 of 1:500. Download de PDF bestandvoorbeeldplattegronden.

Bekijk de toelichtingen op het veiligheidsplanExterne link op de website van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.

Neem de vragen bewust door. Het veiligheidsplan stelt dezelfde vragen voor een A-, B-, of C-evenement, maar er zit nuance in wat voor uw evenement van toepassing in. Stel dat u nog niet exact het object (bijvoorbeeld soort tent) weet op het moment van aanvragen, geef dan aan wanneer u deze informatie verwacht en stuur deze te zijner tijd toe.

Indien van toepassing, voeg ook onderstaande informatie toe als bijlage:

• Aanvullend draaiboek
• Verkeersplan (op te stellen indien er sprake is van parkeerdrukte of wegomleidingen)
• Bij te plaatsen objecten zoals een podium of tent: constructietekeningen en berekeningen (bouwboek)

Bibob-onderzoek

De gemeente mag uw achtergrond en uw bedrijf onderzoeken als u een vergunning of subsidie aanvraagt. Of wanneer u deze vergunning of subsidie al heeft. Dit doen we met een Bibob-onderzoek. Bibob staat voor de ‘Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur’.

Tijdens het Bibob-onderzoek kijken we of er een risico is dat u de vergunning of subsidie gebruikt of gaat gebruiken voor criminele activiteiten. We kunnen een Bibob-onderzoek uitvoeren bij vergunningen voor evenementen, horeca, omgevingsvergunningen bouw, vastgoedtransacties, subsidies en aanbestedingen.

U vraagt het Bibob-onderzoek zo aan:

• U vult een PDF bestandBibob-vragenformulier (pdf, 2,82 MB) in en levert bewijsstukken aan. Het formulier levert u digitaal ingevuld en ondertekend in, samen met de documenten en bewijsstukken die worden gevraagd. Het formulier mailt u naar bibob@ridderkerk.nl, bij voorkeur via WeTransferExterne link.
• Als u dit vragenformulier invult namens meerdere bestuurders en/of vennoten, dan moeten zij u machtigen. Voeg hiervoor een schriftelijke machtiging toe. Alle bestuurders en/of vennoten moeten deze machtiging ondertekenen.
• Het Bibob-team start een onderzoek. Dit duurt tot 8 weken. Dit mogen we 1 keer met 4 weken verlengen.

• Na het indienen van uw melding of aanvraag ontvangt u een automatische bevestiging.
• Wij gaan aan de slag met de aangeleverde informatie en winnen, indien van toepassing, advies in van bijvoorbeeld de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR), Politie, DCMR Milieudienst Rijnmond en onze afdeling verkeer.
• We nemen de beslissing binnen 8 weken nadat wij uw aanvraag compleet hebben ontvangen. We mogen deze termijn 1 keer verlengen. Over de beslissing, verlenging of eventuele aanvullende vragen nemen wij contact met u op.
• Bent u het niet eens met de beslissing? U kunt bezwaar maken. Doe dit binnen 6 weken nadat u de beslissing heeft ontvangen.

Er zijn verschillende subsidies. Wilt u weten of u in aanmerking komt voor subsidie? Kijk voor meer informatie op onderstaande pagina’s.

• Subsidieregeling Cultuur voor iedereen
• Initiatiefsubsidie
• Wijkideeteam

Bibob-onderzoek

Als u een vergunning of subsidie aanvraagt mag de gemeente uw achtergrond en uw bedrijf onderzoeken. Ook wanneer u deze vergunning of subsidie al heeft. Dit doen we met een Bibob-onderzoek. Bibob staat voor de ‘Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur’.

Tijdens het Bibob-onderzoek kijken we of er een risico is dat u de vergunning of subsidie gebruikt of gaat gebruiken voor criminele activiteiten. We kunnen een Bibob-onderzoek uitvoeren bij vergunningen voor evenementen, horeca, omgevingsvergunningen bouw, vastgoedtransacties, subsidies en aanbestedingen.

U vraagt het Bibob-onderzoek zo aan:

• U vult een PDF bestandBibob-vragenformulier (pdf, 2,82 MB) in en levert bewijsstukken aan. Het formulier levert u digitaal ingevuld en ondertekend in, samen met de documenten en bewijsstukken die worden gevraagd. Het formulier mailt u naar bibob@ridderkerk.nl, bij voorkeur via WeTransferExterne link.
• Als u dit vragenformulier invult namens meerdere bestuurders en/of vennoten, dan moeten zij u machtigen. Voeg hiervoor een schriftelijke machtiging toe. Alle bestuurders en/of vennoten moeten deze machtiging ondertekenen.
• Het Bibob-team start een onderzoek. Dit duurt tot 8 weken. Dit mogen we 1 keer met 4 weken verlengen.

Evenementen op openbare plaatsen zijn mogelijk op zondag tussen 13.00 uur en 22.00 uur.

Toneelvoorstellingen, filmvoorstellingen, concerten en andere openbare bijeenkomsten, welke in besloten ruimten worden gehouden en de geestelijke, zedelijke of culturele verheffing of ontwikkeling van het publiek ten doel hebben mogen op zondag ook voor 13.00 uur georganiseerd worden.

• Als organisator van een evenement heeft u niet alleen een grote verantwoordelijkheid voor uw bezoekers en deelnemers, maar bent u voor een groot deel ook aansprakelijk. Het goed verzekeren van ieder evenement is dus een must! U maakt wellicht gebruik van vrijwilligers. De gemeente heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten. Vrijwilligers zijn automatisch verzekerd bij deze verzekering. Dit betekent dat zij verzekerd zijn als zij een ongeluk krijgen of schade veroorzaken.
• Voor vrijwilligers van organisaties die met kwetsbare mensen werken is er een landelijke regeling om gratis een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan te vragen.
• De gemeente voorziet onder andere in het plaatsen van afvalbakken en hekken. Hiervoor kunt u contact opnemen met evenementencoördinator Mieke Jochims via telefoon 0180 451 234 of per e-mail m.jochims@ridderkerk.nl.

De kosten voor het aanvragen van een vergunning zijn:

• 0-, A, B- en C-evenementen zonder commerciële doeleinden en die het maatschappelijk belang dienen: gratis
• B- en C-evenement met commercieel winstoogmerk: € 250,90
• Tapontheffing alcohol schenken: € 41,70

Meld bij ons waarom het evenement niet doorgaat. Neem contact op met team APV en Bijzondere Wetten. U kunt ook mailen naar apv@ridderkerk.nl.

Neem contact op met team APV en Bijzondere Wetten of stuur een e-mail naar apv@ridderkerk.nl. Wilt u liever een afspraak maken, stuur dan een e-mail naar apv@ridderkerk.nl.